StellvertretungsHub — Hilfe & Handbuch

1. Einleitung

Zwei Oberflächen

• Koordinations-App: Für das Schulsekretariat bzw. die für Stellvertretungen zuständige Person. Hier werden Absenzen erfasst, Stellvertretungen vermittelt, der Pool gepflegt und Auswertungen erstellt.
• Stellvertreter-Portal: Für die Stellvertretungen selbst. Sie sehen ausgeschriebene Einsätze, sagen zu oder ab und pflegen Profil und Verfügbarkeit.

Voraussetzungen

• Ein aktueller Webbrowser (Chrome, Edge, Firefox oder Safari).
• Eine Internetverbindung — keine Installation nötig, alles läuft im Browser.
• Ein Benutzerkonto Ihrer Organisation (siehe Kapitel 2).

2. Erste Schritte

2.1 Organisation erstellen

1. Auf stvhub.ch «Jetzt Organisation erstellen» wählen — das Formular öffnet direkt.
2. Name, E-Mail, Name der Schule und Passwort eingeben.
3. Bestätigungslink in der E-Mail anklicken, anmelden, loslegen. Die 30-tägige Testphase beginnt automatisch.

Nicht korrekt ausgefüllte Felder werden rot markiert. Wurden beim Erstellen Demodaten angelegt, lassen sie sich später unter «Administration → Schulprofil» mit einem Klick entfernen; selbst erfasste Daten bleiben erhalten.

2.2 Anmelden

• Anmeldung mit E-Mail und Passwort. Dieselbe Maske gilt für Schulen und Stellvertretende.
• «Passwort vergessen?» sendet einen Link zum Vergeben eines neuen Passworts.
• Weitere Personen der Schule werden per Einladung hinzugefügt (Kapitel 15).

2.3 Empfohlene Reihenfolge

1. Schulprofil ausfüllen — Adresse, Kontakt (Kapitel 11 und 16).
2. Standorte erfassen (Kapitel 9).
3. Lehrpersonen erfassen (Kapitel 7).
4. STV-Pool aufbauen und Stellvertretende ins Portal einladen (Kapitel 8 und 13).
5. Absenzen erfassen und besetzen (Kapitel 5 und 6).

2.4 E-Mail-Versand über die eigene Schuladresse

Unter Administration → Schulprofil lässt sich ein eigener Mailserver (SMTP) hinterlegen. Anfragen, Zuteilungen und Einladungen gehen dann im Namen Ihrer Schule raus, was die Zustellung verbessert. Ohne Angaben verschickt StellvertretungsHub die Nachrichten. Ein Testversand prüft die Einstellungen.

3. Aufbau der Oberfläche

Links liegt die Navigation, oben die Kopfzeile mit Suchfeld und Konto. Über dem Menü steht der Knopf «+ Absenz erfassen» — der schnellste Weg zu einer neuen Absenz, von jeder Seite aus.

Ein Klick auf eine Kennzahl der Übersicht oder auf einen Einsatz im Kalender führt direkt zum passenden Eintrag unter «Vertretungen». Die Seitenleiste lässt sich schmal schalten; dann bleiben nur die Symbole sichtbar.

4. Kalender

4.1 Monats- und Wochenansicht

• Monatsansicht: Zeigt den aktuellen und den folgenden Monat als zwei getrennte Blöcke; der kommende Monat ist eigens gekennzeichnet. Passt ein Monat in fünf Wochen, entfällt die sechste Zeile.
• Wochenansicht: Zeigt eine einzelne Woche detaillierter.
• Navigation: Mit den Pfeilen blättern, mit «Heute» zum aktuellen Zeitraum springen.

4.2 Einsätze im Kalender

• Jeder Tag zeigt die anstehenden Einsätze; die Farbe signalisiert den Status.
• Klick auf einen Einsatz öffnet das Matching und stellt diesen Einsatz scharf.
• Klick auf einen Tag erfasst eine neue Absenz für dieses Datum (mit Schreibrechten).

4.3 Aushang der kommenden 14 Tage

Über «Aushang · 14 Tage» öffnen Sie eine druckfertige Übersicht aller Einsätze der kommenden 14 Tage, nach Tagen gruppiert (Schule, Funktion/Lehrperson, Zeit, Zimmer, Vertretung). Offene Einsätze sind rot mit «OFFEN», besetzte grün mit dem Namen der Stellvertretung markiert.

5. Absenzen

Eine Absenz beschreibt die Abwesenheit einer Lehrperson über einen Zeitraum. Aus jeder Absenz erzeugt die Anwendung automatisch die einzelnen Tageseinsätze.

5.1 Absenz erfassen

1. Auf «Absenz erfassen» klicken (oder auf einen Tag im Kalender).
2. Betroffene Lehrperson wählen.
3. Zeitraum (von–bis) und Zeitfenster angeben (z. B. ganzer Tag, Vormittag, Nachmittag).
4. Optional Grund und benötigte Fächer erfassen.
5. Speichern — die Tageseinsätze werden automatisch erzeugt (Wochenenden ausgenommen).

5.2 Bearbeiten und Löschen

• Bearbeiten: Über das Stift-Symbol; bei Änderung des Zeitraums werden die Tageseinsätze abgeglichen.
• Löschen: Über das Papierkorb-Symbol. Bereits zugeteilte Stellvertretungen werden automatisch per E-Mail und Push über die Stornierung informiert.

5.3 Fehlende Tage ergänzen

Fehlen in einer längeren Absenz einzelne Werktage, zeigt das Matching oben «… fehlende Tage ergänzen». Ein Klick trägt die fehlenden Werktage als offene Einsätze nach.

6. Vertretungen besetzen

Im Matching besetzen Sie offene Einsätze. Oben in der Mitte schalten Sie über einen Umschalter zwischen kurzfristigen und längerfristigen Absenzen um.

6.1 Kurzfristig und längerfristig

• Kurzfristig: Einzelne Tage und kurze Absenzen (bis 3 Tage), nach Kalenderwochen in eigenen Wochen-Karten gruppiert.
• Längerfristig: Absenzen über mehr als 3 Tage als eine zusammenhängende Karte mit Zeitraum (von–bis) und Gesamtzahl der Tage. Aufgeklappt sehen Sie die einzelnen Tage, intern nach Kalenderwoche gegliedert. Die Karte wird grün, sobald alle Tage zugeteilt sind.

6.2 Besetzungs-Ablauf

1. Gewünschten Einsatz bzw. die Absenz-Karte öffnen.
2. Passende Stellvertretungen aus dem Pool anfragen — sie erhalten eine Benachrichtigung mit Zu-/Absage-Möglichkeit.
3. Nach einer Zusage den Einsatz definitiv zuteilen.
4. Der Status wechselt von «offen» über «angefragt» zu «bestätigt». Bei einer Absage wird der Einsatz wieder offen.

6.3 Status der Einsätze

6.4 Wie der Match-Wert entsteht

Neben jeder Stellvertretung steht ein Wert von 0 bis 100 mit farbigem Balken. Er setzt sich aus vier Teilen zusammen, die zusammen 100 ergeben:

Die Bewertung der Person verschiebt den Wert um höchstens ±4 Punkte. Wer für den Tag gesperrt ist, erhält 0. Der Wert ist ein Vorschlag zur Sortierung — die Auswahl trifft immer die Schule.

6.5 Weitere Funktionen

• Frühere: Blendet vergangene Einsätze in der aktuellen Liste ein oder aus. Vollständig sind sie unter «Abgeschlossen».
• Neu laden: Aktualisiert die Ansicht mit den neuesten Daten.
• Fehlende Tage ergänzen: Siehe Abschnitt 5.3.

7. Lehrpersonen

Im Modul «Personal» pflegen Sie die Lehrpersonen Ihrer Schule. Diese Angaben werden beim Erfassen von Absenzen verwendet.

• Name und Funktion/Rolle (z. B. Klassenlehrperson, Fachlehrperson).
• Zuordnung zur Einrichtung (Schulhaus).
• Optional weitere Angaben für die Besetzung (z. B. Fächer).

8. STV-Pool

8.1 Interner und externer Pool

• Interner Pool: Stellvertretungen, die Ihrer Organisation fest zugeordnet sind.
• Externer Pool: Weitere Stellvertretungen, die darüber hinaus zur Verfügung stehen.

8.2 Angaben pro Stellvertretung

• Name und Kontaktangaben.
• Qualifikation/Rolle (für den Abgleich mit dem benötigten Profil eines Einsatzes).
• Verfügbarkeit.
• Anzahl bisheriger Einsätze (wird automatisch geführt).

9. Standorte

Unter «Einrichtungen» verwalten Sie Ihre Schulhäuser bzw. Standorte. Jede Lehrperson und jeder Einsatz ist einer Einrichtung zugeordnet. Schulverbünde können mehrere Einrichtungen führen (siehe Kapitel 11).

10. Übersicht

• Kacheln: Offene Absenztage, offene Rückmeldungen und geplante Einsätze. Gezählt wird je Absenztag — eine Lehrperson, die drei Tage fehlt, ergibt drei Tage. Ein Klick führt direkt zur passenden Liste.
• Dokumente prüfen: Hinweis auf fehlende oder ablaufende Nachweise im Pool.
• Nächste offene Einsätze: die dringendsten unbesetzten Tage mit Direktzugriff.
• Hinweisband: während der Testphase die verbleibenden Tage, bei gekündigtem Abo das Ende der Laufzeit.

11. Abo & Plan, Rechnungen

Unter Administration → Abo & Plan sehen Sie den laufenden Plan, den Abrechnungszyklus und alle Rechnungen.

11.1 Testphase

Neue Organisationen testen 30 Tage kostenlos mit vollem Funktionsumfang, ohne Zahlungsangaben. Ein Hinweisband zeigt die verbleibenden Tage. Wird bis zum Ende kein Plan gewählt, bleibt der Zugang noch fünf Tage lesend bestehen; danach ist er gesperrt, bis ein Plan gewählt wird. Die erfassten Daten bleiben erhalten.

11.2 Pläne

Beim Jahresabo werden elf Monate verrechnet — ein Monat ist geschenkt. Alle Preise verstehen sich exklusive Mehrwertsteuer; diese wird auf der Rechnung ausgewiesen.

11.3 Rechnungen

• Die Rechnung wird zu Beginn jeder Abrechnungsperiode erstellt und per E-Mail zugestellt.
• Sie enthält einen Schweizer QR-Zahlteil mit Referenznummer und ist innert 30 Tagen zahlbar.
• Unter «Abo & Plan» können Sie jede Rechnung öffnen, als PDF herunterladen oder drucken.
• Das Abo verlängert sich automatisch. Eine Kündigung ist jederzeit möglich und wird auf das Ende der bezahlten Periode wirksam; bis dahin bleibt der Zugang vollständig nutzbar.

Ein Wechsel in einen grösseren Plan gilt sofort, ein Wechsel in einen kleineren auf das Ende der laufenden Periode.

12. Statistiken und Export

Unter Statistiken sehen Sie, wie gut die Besetzung läuft und wo Absenzen anfallen.

12.1 Besetzung und Reaktion

Für ein wählbares Fenster (30 Tage, 90 Tage oder 12 Monate):

• Besetzungsquote vergangener Einsatztage — Anteil der Tage, die besetzt werden konnten.
• Zeit bis zur ersten Zusage — Median ab Ausschreibung, Durchschnitt daneben.
• Unbesetzt geblieben und Noch offen — Vergangenes und Kommendes getrennt.
• Vorlauf — Tage zwischen Erfassung der Absenz und dem Einsatztag, dazu der Anteil kurzfristiger Meldungen (≤ 2 Tage).
• Zusagequote und Anfragen je besetztem Einsatz — wie ergiebig der Pool ist.

12.2 Verlauf und Verteilung

• Absenztage je Monat über zwölf Monate, hell = gesamt, dunkel = besetzt.
• Absenztage nach Wochentag.
• Absenztage je Lehrperson und nach Grund, wahlweise für ein Schuljahr oder einen Monat.
• Absenzen nach Dauer (1 Tag, 2–3, 4–10, über 10 Tage) — zeigt, wie planbar die Ausfälle sind.
• Einsatztage je Stellvertretung. Listen mit mehr als fünf Einträgen lassen sich mit «Mehr anzeigen» aufklappen.

Alle Einsätze lassen sich als CSV (Weiterverarbeitung) oder PDF (Druck) exportieren. Gezählt wird durchgehend in Absenztagen: Eine dreitägige Absenz zählt als drei Tage, Halbtage am selben Datum einmal, abgesagte Tage gar nicht.

13. Portal für Stellvertretende

Stellvertretende arbeiten in einer eigenen, für das Handy gebauten Ansicht. Sie ist kostenlos und lässt sich auf dem Startbildschirm ablegen.

13.1 Zugang und Anmeldung

• Einladung: Sie laden eine Person im STV-Pool ein («Einladung senden»). Sie erhält eine E-Mail mit einem Link, setzt ihr Passwort und ist danach angemeldet. Der Link gilt sieben Tage; er lässt sich jederzeit erneut senden.
• Anmeldung: mit E-Mail und Passwort. Es gibt eine gemeinsame Anmeldung für Schulen und Stellvertretende — das System erkennt anhand der Zugangsdaten, wohin die Person gehört.
• Passwort vergessen: Link auf der Anmeldeseite; das Passwort lässt sich anschliessend im Profil ändern.
• Selbstregistrierung: Wer sich selbst registriert, landet im regionalen Pool und ist für alle Schulen sichtbar, die die Anwendung nutzen.

13.2 Anfragen und Einsätze

• Die Filterleiste zeigt Neue Anfragen, Zugesagt, Dir zugeteilt, Abgesagt, Bereits vergeben und Alle. Beim Öffnen sind die neuen Anfragen vorausgewählt.
• Pro Einsatz kann zugesagt oder abgesagt werden. Nach einer Zusage kann sie bis zwei Tage vor dem Einsatz zurückgezogen werden; danach nur noch direkt bei der Schule.
• Wird jemand anderes eingeteilt, erscheint der Hinweis «An andere Person vergeben» — die Person ist wieder frei.
• Bei zugeteilten Einsätzen können Zimmer, Auftrag und Anhänge eingesehen und der Termin über «In Kalender übernehmen (.ics)» in den eigenen Kalender gelegt werden.

13.3 Profil und Verfügbarkeit

• Profil: Name, Kontakt, Qualifikationen, Fächer und Regionen. Diese Angaben steuern das Matching.
• Verfügbarkeit: Raster aus Wochentagen und Zeitfenstern sowie einzelne Abwesenheiten (Ferien, andere Einsätze).
• Dokumente: Lebenslauf, Sonderprivatauszug, Diplome und Qualifikationsnachweise hochladen — sichtbar nur für die Person selbst und die zuständige Schulkoordination.
• Passwort: im Profil jederzeit änderbar. Änderungen an Qualifikationen und Verfügbarkeit gelten für alle Schulen, bei denen die Person geführt wird.

14. Benachrichtigungen

Die Anwendung informiert die Beteiligten automatisch über relevante Ereignisse:

• Anfrage eines Einsatzes an eine Stellvertretung.
• Zu- oder Absage einer Stellvertretung.
• Definitive Zuteilung eines Einsatzes.
• Stornierung bei Löschung einer bereits zugeteilten Absenz.
• Rechnung zu Beginn einer Abrechnungsperiode sowie Erinnerung vor der automatischen Verlängerung.
• Einladungen für Benutzende der Schule und für Stellvertretende.

Benachrichtigungen erfolgen per E-Mail und — sofern aktiviert — als Push-Mitteilung im Stellvertreter-Portal.

15. Rollen und Berechtigungen

Konten werden unter Administration → Benutzer verwaltet.

• Einladen: Name, E-Mail und Rolle erfassen — die Person erhält eine E-Mail und setzt ihr Passwort selbst. Solange das nicht geschehen ist, steht «Eingeladen»; die Einladung lässt sich erneut senden.
• Bearbeiten: Ein Klick auf die Zeile öffnet Name, E-Mail und Rolle.
• Zugangslink: Bei aktiven Konten kann ein Link zum Setzen eines neuen Passworts verschickt werden.
• Sperren oder löschen: jederzeit möglich; die letzte Person mit Admin-Rechten bleibt geschützt.

Fehlt eine Berechtigung, sind die entsprechenden Schaltflächen ausgeblendet oder deaktiviert.

16. Datenschutz und rechtliche Hinweise

• Datenschutz: Verarbeitung gemäss schweizerischem Datenschutzgesetz (DSG). Einzelheiten in der Datenschutzerklärung auf stvhub.ch.
• AGB und Impressum: Auf stvhub.ch abrufbar. Anbieterin ist die RYFALT GmbH.
• Rolle der Anbieterin: StellvertretungsHub ist ein Planungswerkzeug — keine Arbeitsvermittlung und kein Personalverleih. Die Schule wählt selbst aus, schliesst die Verträge mit den Stellvertretungen direkt ab und bleibt Arbeitgeberin. Die Anbieterin erhält kein Entgelt pro Einsatz und wirkt an keiner Anstellung mit. Einzelheiten in den AGB.

17. Tipps und häufige Fragen

Ein Einsatz fehlt im Kalender oder im Matching.

Prüfen Sie, ob «Frühere» nötig ist (vergangene Tage sind standardmässig ausgeblendet) und ob bei einer längeren Absenz Tage fehlen — dann «fehlende Tage ergänzen» nutzen (5.3).

Eine längerfristige Absenz wird nicht grün.

Die Karte wird erst grün, wenn ausnahmslos alle Tage der Absenz zugeteilt («bestätigt») sind.

Das Upgrade lässt sich nicht abschliessen.

Zuerst die vollständigen Rechnungsangaben hinterlegen (Kapitel 11). Fehlende Pflichtfelder werden markiert.

Eine Stellvertretung sieht die Unterlagen nicht.

Anhänge werden im Portal erst nach der definitiven Zuteilung sichtbar (13.2).

18. Support und Kontakt

Bei Fragen wenden Sie sich an die in Ihrer Organisation zuständige Koordination oder an den Anbieter über die auf stvhub.ch angegebenen Kontaktmöglichkeiten.

Anbieterin: RYFALT GmbH, Schweiz — Kontakt und rechtliche Angaben siehe Impressum auf stvhub.ch.